ในการทำงานหรือการแก้ปัญหา คำถามที่ถูกต้องสำคัญกว่าคำตอบที่ถูกต้อง การถามคำถามที่ดีจะช่วยคุณควรประเมินบริบท ประเมินสถานการณ์และข้อจำกัดให้ครบทุกมิติ การวิเคราะห์อย่างละเอียดจะช่วยให้คุณสามารถแก้ปัญหาได้อย่างดีที่สุดและเครื่องมือที่ชื่อว่า 5W1H คือ สิ่งที่เป็นคำตอบของทั้งหมด
ในบทความนี้ จะมาแนะนำว่า 5W1H คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร และมีขั้นตอนการใช้แบบไหนบ้าง
5W1H คือ
5W1H คือ ตัวอักษรตัวแรกของคำภาษาอังกฤษ 6 คำ ประกอบด้วย Who , What , When , Where ,Why และ How วิธีการใช้เครื่องมือนี้ประกอบด้วยการถามชุดคำถามอย่างเป็นระบบ เพื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการจัดทำรายงานสถานการณ์ที่เกิดขึ้น โดยมีจุดประสงค์เพื่อระบุลักษณะที่แท้จริงของปัญหาและอธิบายออกมาอย่างแม่นยำและครบถ้วน
- Who = ใคร
- What = อะไร
- Where = ที่ไหน
- When = เมื่อไหร่
- Why = ทำไม
- How = อย่างไร
ข้อมูลเกี่ยวกับมิติทั้งหมดของปัญหาจะทำให้คุณสามารถเสนอแนะมาตรการที่เหมาะสมเพื่อดำเนินการแก้ไขปัญหาได้ถูกต้อง บางครั้งเครื่องมือนี้ก็เรียกว่า “Five Ws” โดยไม่มี How = อย่างไร
ต้นกำเนิดของ 5W1H
จากการค้นคว้าของผมยังไม่สามารถหาข้อสรุปถึงต้นกำเนิดการใช้ 5W1H ครั้งแรกได้ แต่ก็พอค้นพบเบาะแสจากหลายแหล่งด้วยกันครับ
ช่วงศตวรรษที่ 16 : มีการบันทึกกลอนภาษาอังกฤษของ โทมัส วิลสันไว้ว่า :
Who, what, and where, by what helpe, and by whose:
Why, how, and when, doe many things disclose.
ในปี 1917 : มีบทกวีของ Rudyard Kipling ในเรี่อง The Elephant’s Child ท่อนหนึ่งกล่าวไว้ว่า :
I Keep six honest serving-men:
(They taught me all I knew)
Their names are What and Where and When
And How and Why and Who.
I send them over land and sea,
I send them east and west;
But after they have worked for me,
I give them all a rest.
จากบทกวีทั้ง 2 แหล่งมีการพูดถึงและใช้ 5W1H เพื่อการพูดถึงปัญหาที่เกิดจาก ใคร อะไร ที่ไหน อย่างไร เมื่อไหร่ จากระยะของบทกวีก็พอจะบอกได้ว่ามีการใช้เครื่องมือนี้มาอย่างยาวนาน
5W1H ใช้สำหรับทำอะไร
การใช้ 5W1H มีหลายรูปแบบการใช้งานและแตกต่างกันมาก ไม่ว่าคุณจะอยู่ในธุรกิจใดหรือใช้แก้ปัญหาอะไรเครื่องมือนี้ก็มักเป็นหนึ่งในตัวเลือกเสมอ อาจจะเพราะความเรียบง่ายและความคล่องตัวซึ่งจะช่วยให้คุณกำหนดโครงสร้างการในการแก้ปัญหาได้ในทุกระดับของธุรกิจ :
- ในระดับกลยุทธ์ใช้เพื่อออกแบบหรือปรับปรุงกลยุทธ์การทำการตลาด
- ในระดับการจัดการเพื่อปรับปรุงองค์กรและกระบวนการ
- ในระดับการจัดการคุณภาพ เป็นเครื่องมือสนับสนุนการแก้ปัญหา
- ในระดับการบริหารโครงการทั่วไป
ถ้าคุณกำลังมองหาเครื่องมือสำหรับแก้ปัญหาองค์กร เราขอแนะนำ “5Whys” และ “Fishbone Diagram” เครื่องมือที่ง่ายและทรงพลังที่จะช่วยในการค้นหาต้นเหตุแห่งปัญหาในบริษัทของคุณ
บทความที่เกี่ยวข้อง : Fishbone Diagram คือ เรื่องควรรู้เกี่ยวกับ แผนภูมิก้างปลา เพื่อหาสาเหตุและผลกระทบ
ข้อดีของ 5W1H
ข้อดีของวิธีการแก้ปัญหาด้วย 5W1H มีหลายประการด้วยกัน
- ความง่ายในการใช้งาน : กระบวนการวิเคราะห์ปัญหาด้วย 5W1H มีความง่ายมาก ผู้คนสามารถเข้าใจแนวทางตามที่เห็นได้ชัดตามคำศัพท์และคำจำกัดความและตั้งคำถามเพื่อหาคำตอบ
- มีความอเนกประสงค์ : คุณสามารถใช้แนวทางนี้เพื่อแก้ไขปัญหาทุกประเภทเนื่องจากคำถามสามารถปรับแต่งได้ตามสถานการณ์
- ช่วยในการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ : คุณสามารถถามคำถามทุกครั้งเพื่อให้การวิเคราะห์ปัญหาได้มุมมองจากทุกมิติ
การใช้งาน 5W1H
วิธีการใช้งาน 5W1H แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนหลักประกอบด้วย
- อธิบายสถานการณ์เบื้องต้น : ใคร , อะไร , ที่ไหน
- กำหนดปัจจัยสำคัญและจัดลำดับความสำคัญ : เมื่อไหร่ ,ทำไม
- เสนอวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมและมีประสิทธิผล : อย่างไร
1# What : อะไร?
- คำอธิบาย : คำอธิบายของกิจกรรม ปัญหา หรือ วัตถุประสงค์ของโครงการ
- เป้าหมาย : วัตถุประสงค์ การกระทำ ขั้นตอนการทำงาน เครื่องจักร
- ตัวอย่างคำถาม : ปัญหาหรือความเสี่ยงคืออะไร ? อะไรคือสิ่งที่ต้องเฝ้าระวัง? ลักษณะของผลิตภัณฑ์คืออะไร
2# Who : ใคร?
- คำอธิบาย : กำหนดผู้เกี่ยวข้อง ผู้มีส่วนได้เสีย ผู้รับผิดชอบ หรือผู้ได้รับผลกระทบ
- เป้าหมาย : ผู้ปฏิบัติงาน ผู้จัดการ ซัพพลายเออร์ เหยื่อ ผู้เกี่ยวข้องโดยตรง
- ตัวอย่างคำถาม : ใครเป็นผู้รับผิดชอบ? ใครเป็นผู้เจอปัญหา?
3# When : เมื่อไหร่
- คำอธิบาย : กำหนดเวลาที่สถานการณ์จะเกิดขึ้น
- เป้าหมาย : วัน/เดือน/ปี ,หรือระยะเวลา และความถี่
- คำถามตัวอย่าง : ใช้เวลานานแค่ไหน? ติดตั้งวันไหน? ปัญหาเกิดขึ้นบ่อยแค่ไหน?
4# Where : ที่ไหน
- คำอธิบาย : อธิบายเกี่ยวกับสถานที่
- เป้าหมาย : โรงงาน ห้องประชุม เวิร์กสเตชั่น Zoom Meeting หรือ บริษัทลูกค้า
- คำถามตัวอย่าง : สถานที่ติดตั้งอยู่ที่ไหน? ปัญหาอยู่ที่เครื่องจักรใด
5# Why : ทำไม
- คำอธิบาย : อธิบายแรงจูงใจหรือวัตถุประสงค์หรือเหตุผลเบื้องหลังวิธีการทำงาน
- เป้าหมาย : เป้าหมาย วัตถุประสงค์ และ เหตุผล
- คำถามตัวอย่าง : วัตถุประสงค์ของเป้าหมายคืออะไร ? เหตุใดจึงเลือกเครื่องจักรของบริษัทนี้?
6# How : อย่างไร
- คำอธิบาย : กำหนดวิธีการดำเนินงาน ขั้นตอน และวิธีการ
- เป้าหมาย : ขั้นตอนวิธีการขององค์กร กระบวนการทำงาน
- คำถามตัวอย่าง : มีแผนการจัดการอย่างไร? ใช้วีธีการแก้ปัญหารูปแบบใด? ใช้ทรัพยากรใดบ้างเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์?
สรุป
สำหรับการวิเคราะห์ปัญหา 5W1H คือ หนึ่งในเครื่องมือที่นิยมอย่างมากโดยเฉพาะในหมู่นักข่าว แต่สำหรับการจัดการปัญหาในองค์กรเครื่องมือนี้ก็สามารถช่วยให้คุณสามารถจัดโครงความคิดของคุณได้อย่างเป็นระบบ ได้ข้อมูลครบถ้วนเพียงพอที่จะถอดรหัสสถานการณ์เพื่อที่จะสามารถกำหนดแผนรับมือได้อย่างถูกต้อง
