Business Process Management คือ ทุกเรื่องควรรู้เกี่ยวกับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

by goodmaterial
Business Process Management คือ

ถ้าองค์กรของคุณกำลังหาวิธีปรับปรุงและสร้างมาตรฐานของกระบวนการต่างๆในองค์กร หรือกระบวนการที่ช่วยกำจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ พร้อมกับการลดช่องว่าง และยังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการต่างๆนั้น เครื่องมือที่ชื่อว่า BPM หรือ Business Process Management คือ เครื่องมือที่จะมาตอบโจทย์ให้กับคุณ ในบทความนี้ Good Material จะมาขยายความเกี่ยวกับ BPM ว่าคืออะไร มีขั้นตอนการใช้งานอย่างไร และจะส่งผลดีต่อองค์กรอย่างไรบ้าง

 

Business Process Management คืออะไร

BPM : Business Process Management คือ การจัดการกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพของขั้นตอนทางธุรกิจ ได้แก่ การจัดการกฎระเบียบภายในองค์กร การเพิ่มประสิทธิภาพการใช้เครื่องมือ และการสร้างเวิร์กโฟลว์ของกระบวนการต่างๆโดยการลดขั้นตอนที่สูญเปล่า

BPM มุ่งเน้นที่การวางกระบวนการต่างๆให้เป็นระบบอัตโนมัติ ช่วยสนับสนุนธุรกรรมประจำวันและการทำงานของมนุษย์ เมื่อระบบสามารถดำเนินการได้อย่างอัตโนมัติ จะสามารถลดต้นทุนการดำเนินงานผ่านการลดของเสียอย่างเช่นการทำงานซ้ำซ้อน และจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของทีม

ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับ Business Process Management

  • BPM ไม่ใช่ Software product : ต้องบอกว่าในตลาดมีเครื่องมือต่าง ๆในรูปของ SaaS ที่ช่วยในการดำเนินการสร้างมาตรฐานและกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นระบบอัตโนมัติ แต่อย่างไรก็ตาม BPM ไม่ใช่ซอฟต์แวร์
  • BPM ไม่ใช่ Task Management : เครื่องมือจัดการงานหรือเครื่องมือจัดการโปรเจค เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการจัดการงานและโครงการเฉพาะกิจ เช่น Trello, Microsoft Project หรือ Asana แต่ Business Process Management คือ กระบวนการที่มุ่งเน้นไปที่กระบวนการทางธุรกิจที่ทำซ้ำๆและต่อเนื่อง ซึ่งเป็นไปตามรูปแบบที่คาดการณ์ได้

 

ประเภทของ Business Process Management

ในองค์กรทุกองค์กรจะประกอบด้วย BPM 3 รูปแบบ มีทั้งรูปแบบกระบวนการที่สามารถดำเนินการด้วยระบบอัตโนมัติทั้งหมด กระบวนการที่ระบบเข้ามาสนับสนุนมนุษย์ให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และรูปแบบขั้นตอนที่ต้องอาศัยมนุษย์เป็นศูนย์กลางของกระบวนการ โดย BPM ทั้ง 3 รูปแบบ มีรายละเอียดดังนี้

1.เอกสารเป็นศูนย์กลาง BPM

ในกระบวนการที่เน้นเอกสารเป็นศูนย์กลาง เป้าหมายของกระบวนการนี้คือ การส่งเอกสารไปยังผู้อนุมัติหลายคนในเวิร์กโฟลว์และให้แต่ละคนอนุมัติเอกสารนั้น BPM ที่เน้นเอกสารเป็นศูนย์กลาง จะช่วยลดการส่งเอกสารทางอีเมล์ไปมา

ตัวอย่าง

  • กระบวนการอนุมัติงบประมาณ BPM ที่เน้นเอกสารเป็นศูนย์กลาง ผู้ริเริ่มโครงการกรอกแบบฟอร์มที่มีรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับคำของบประมาณ และส่งไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องตามเวิร์กโฟลว์

 

2.มนุษย์เป็นศูนย์กลาง BPM

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ใช้มนุษย์เป็นศูนย์กลาง ขั้นตอนการทำงานจะถูกพิจารณาโดยมนุษย์เป็นหลัก และอาศัยการสนับสนุนจากฟังก์ชั่นอัตโนมัติต่างๆ กระบวนการเหล่านี้ต้องอาศัยมนุษย์โดยที่ไม่สามารถใช้ระบบอัตโนมัติมาแทนที่ได้อย่างง่ายดาย

Human centric BPM

ตัวอย่างกระบวนการที่มนุษย์เป็นศูนย์กลาง : ที่มา  conceptdraw.com

ตัวอย่าง

  • การให้บริการลูกค้าและการจัดการข้อร้องเรียน : การจัดการข้อร้องเรียนหรือให้บริการลูกค้า ต้องอาศัยความเป็นมนุษย์ในการคิดและตัดสินใจเพื่อเชื่อมโยงเรื่องความรู้สึก เป็นกระบวนการที่ยากที่จะใช้ระบบอัตโนมัติเข้ามาทดแทน
  • กระบวนการรับสมัครพนักงาน : การรับสมัครงานต้องอาศัยมนุษย์ในการสัมภาษณ์ พูดคุยเพื่อพิจารณาว่าบุคคลนั้นสามารถทำงานร่วมกับวัฒนธรรมองค์กรของคุณได้หรือไม่

3.ระบบเป็นศูนย์กลาง BPM

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ใช้ระบบเป็นศูนย์กลาง จะนิยมสำหรับการจัดการธุรกรรมของลูกค้า ข้อมูล หรือขั้นตอนการดำเนินการบางอย่างที่ธุรกิจคาดการณ์ได้ และใช้การเชื่อมโยงข้อมูลผ่านการเข้าถึง API ของแต่ละซอฟต์แวร์เข้ามาผสานที่ระบบศูนย์กลาง ตัวอย่างของระบบที่ธุรกิจมีอยู่ เช่น HRMS , CRM หรือ ERM

Business Process Management : System centric BPM

ตัวอย่างระบบเป็นศูนย์กลาง BPM : ที่มา elements.com

ตัวอย่าง

  • บริษัทขายสัมมนาออนไลน์ : สำหรับบริษัทที่ขาย Information Product ส่วนใหญ่จะเชื่อมต่อระบบให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ ผมจะขอยกตัวอย่างระบบคร่าวๆนะครับ ในขั้นแรกลูกค้าจะสั่งซื้อคอร์สสัมมนาผ่านหน้าเพจ ระบบจะแจ้งการจ่ายเงิน เมื่อลูกค้าจ่ายเงินข้อมูลการชำระเงินจะถูกเชื่อมโยงกับธนาคาร และธนาคารจะส่งข้อมูลคอนเฟิร์มให้ลูกค้าและให้ระบบ หลังจากนั้นระบบสามารถส่ง Email ช่องทางเข้าเรียนให้แก่ลูกค้า และบันทึกข้อมูลในระบบ CRM ได้ทันที ขั้นตอนทั้งหมดนี้สามารถทำงานผ่านระบบอัตโนมัติโดยที่ไม่ต้องมีคนเข้ามาเกี่ยวข้องเลย

 

BPM Lifecycle: The 5 Steps in Business Process Management

Business Process Management : BPM Lifecycle

ขั้นตอนที่ 1 : ออกแบบ (Design)

ขั้นตอนแรกของ Business Process Management คือ การออกแบบกระบวนการทั้งหมด ในขั้นตอนนี้ผู้ออกแบบควรเข้ามาศึกษากฎหรือรูปแบบของธุรกิจในปัจจุบัน สัมภาษณ์ผู้มีส่วนได้เสียต่างๆ พร้อมทั้งหารือเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ฝ่ายบริหารต้องการ

จุดประสงค์เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ออกแบบมีข้อมูลพร้อมสำหรับการออกแบบระบบใหม่อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ โดยขั้นตอนการทำงานควรวางระบบเผื่อไว้สำหรับ

  • การทำงานระหว่างมนุษย์กับมนุษย์
  • การทำงานระหว่างมนุษย์กับระบบ
  • การทำงานระหว่างระบบกับระบบ (ระบบอัตโนมัติ)

ขั้นตอนที่ 2 : สร้างแบบจำลอง BPM (Model)

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ ในขั้นตอนนี้คุณจะมีรายละเอียดขั้นตอนการดำเนินการในธุรกิจ ณ ปัจจบุัน นำมาศึกษาว่าขั้นตอนไหนจำเป็น ขั้นตอนไหนไม่จำเป็น ขั้นตอนไหนสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้ เพื่อนำกระบวนการเหล่านี้ไปสร้างแบบจำลอง Business Process Management ของธุรกิจในอนาคต

การสร้างแบบจำลองนี้ ใช้การออกแบบทางทฤษฎีผสานเข้ากับตัวแปรต่าง ๆ ตัวแปรของการกระทำสามารถกำหนดได้หลายรูปแบบ เช่น การทำงานเชิงเส้น (A เกิด B จะเริ่มดำเนินการ) หรือ การทำงานรูปแบบ What-if (ถ้าการทำงาน A ไม่ถึง 70% ขั้นตอนการทำงาน B จะยังไม่ทำงาน แต่ ถ้า A ทำงานถึง 90% ขั้นตอน B จะดำเนินการ X) การสร้างแบบจำลองส่วนมากจะถูกสร้างออกมาในรูปแบบของ Flow chart หรือ ที่เรียกว่า ผังงาน

Business Process Management flowchartตัวอย่าง Flowchart สำหรับ BPM : ที่มา flokzu.com

บทความที่เกี่ยวข้อง : Flow chart คือ แนะนำขั้นตอน การเขียนผังงาน แบบละเอียด

 

ขั้นตอนที่ 3 : การดำเนินการของกระบวนการ (Execute)

ในขั้นตอนที่ 3 ของการติดตั้ง Business Process Management คือ การนำแบบจำลองที่สร้างไปทดลองใช้งานกับธุรกิจ ในขั้นทดลองคุณควรทดสอบกระบวนการทางธุรกิจให้ครบทั้ง 3 รูปแบบ

  • ระบบเป็นศูนย์กลาง (System-Centric) : กระบวนการทางธุรกิจขับเคลื่อนโดยซอฟต์แวร์ เป็นระบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ
  • มนุษย์ทำงานร่วมกับระบบ : กระบวนการทางธุรกิจขับเคลื่อนโดยมนุษย์ที่มีซอฟต์แวร์เป็นตัวช่วย
  • มนุษย์เป็นศูนย์กลาง (Human-Centric BPM) : กระบวนการทางธุรกิจขับเคลื่อนโดยมนุษย์ทั้งหมด

ในขั้นตอนนี้ซอฟต์แวร์จะเข้ามาเป็นส่วนสำคัญของระบบ ซอฟต์แวร์ต่าง ๆได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อให้กระบวนการทั้งหมดทำงานในรูปแบบของภาษาคอมพิวเตอร์ (ผมได้เขียนแนะนำซอฟร์แวร์สำหรับ BPM ในหัวข้อล่างสุดครับ)

คำแนะนำของเเราสำหรับการทดลองคือ คุณควรเริ่มทดลองการใช้งานในโปรเจคเล็ก ๆหรือคนจำนวนน้อย ๆก่อน (เช่น ตามกลุ่ม หรือแผนก) เพื่อเพิ่มความมั่นใจกับผู้ใช้และป้องกันการสะดุดของกระบวนการทางธุรกิจโดยรวม

ขั้นตอนที่ 4 : การตรวจสอบ (Monitor)

ระหว่างที่กระบวนการทางธุรกิจดำเนินการ คุณควรสร้าง Key Performance Indicators (KPIs) สำหรับการตรวจสอบและติดตามเมตริก เพื่อประเมินว่างานที่สำคัญดำเนินไปอย่างไรในช่วงของการทดสอบ เพื่อหาคำตอบว่า :

  • ขั้นตอนการทำงานสำเร็จเร็วขึ้นหรือไม่?
  • คุณได้ขจัดขั้นตอนที่ใช้เวลานานหรือไม่?
  • เวิร์กโฟลว์มีส่วนทำให้บริษัทของคุณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยรวมอย่างไร?
  • คุณให้บริการลูกค้าดีขึ้นหรือไม่?

หลังจากการตรวจสอบ จะค้นพบกิจกรรมที่สำคัญและปัญหาคอขวดที่คุณสามารถเข้าไปแก้ไขให้ดีขึ้น เพื่อนำไปปรับปรุงมูลค่าทางธุรกิจในขั้นตอนต่อไป (การดำเนินการในขั้นต่อไป “การเพิ่มประสิทธิภาพ“)

บทความที่เกี่ยวข้อง : KPI : Key Performance Indicators คือ ทุกเรื่องควรรู้เกี่ยวกับ ดัชนีชี้วัดความสำเร็จ

ขั้นตอนที่ 5 : เพิ่มประสิทธิภาพ (Optimize)

ผู้ออกแบบระบบจะพยายามปรับปรุงฟอร์ม เวิร์กโฟลว์ และแก้ไขปัญหาคอขวดของธุรกิจ โดยอาศัยข้อมูลเชิงลึกจากขั้นตอนการตรวจสอบ เพื่อให้กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น หรือที่เรียกว่า Business Process Optimization (BPO)

5 Best Business Process Management Systems (BPMS)

BPMS มาจากคำว่า “Business Process Management Software” หรือ “Business Process Management Systems”

BPMS เป็นเครื่องมือสำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร ผ่านการสร้างแบบจำลองระบบอัตโนมัติ การวิเคราะห์ และการวัดผลการดำเนินงาน BPMS จะใช้ใน “ขั้นตอนที่ 3 : การดำเนินการของกระบวนการ (Execute)” ของ BPM Lifecycle

และนี่คือ 5 ซอฟต์แวร์สำหรับ BPMS ที่เราแนะนำ :

Monday.com

Monday.com เป็นซอฟต์แวร์สำหรับการใช้งาน BPM ที่ยอดเยี่ยม เนื่องจากมีการตัดเครื่องมือสำหรับการจัดการทั่วไปออก เพื่อมุ่งเน้นเฉพาะฟีเจอร์การใช้งานที่จำเป็น ดังนั้นจึงมีความเรียบง่าย ใช้งานง่าย สบายตา ช่วยให้จัดลำดับงานได้อย่างง่ายดาย

การผสานรวมของ monday.com รวมถึงแอปทางธุรกิจ เช่น Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform และอื่น ๆ อีกมากมายซึ่งสามารถเข้าถึงได้ผ่าน Zapier

  • ทดลองใช้ฟรี 14 วัน
  • เริ่มต้นที่ $ 17 / เดือนสำหรับผู้ใช้สองคน

คุณสามารถทดลองใช้ monday.com ได้ฟรี


kissflow.com

kissflow.com เป็นโซลูชั่นซอฟต์แวร์ที่มีจุดเด่นด้านระบบอัตโนมัติในรูปแบบคลาวด์ โดยบริษัทที่เป็นเจ้าของคือ Orange Scape Technologies ซอฟต์แวร์ของ Kissflow จะทำให้กระบวนการทางธุรกิจ (BPM) เป็นไปได้โดยอัตโนมัติ และสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพได้อย่างสะดวกและง่ายดาย เหมาะสำหรับธุรกิจทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรม

Kissflow รองรับการทำงานร่วมกับ : G suite, DropBox, Docusign, Webmerge, Salesforce, Oracle และอื่น ๆ

  • ทดลองใช้ฟรี 7 วัน
  • เริ่มต้นที่ $ 149 / เดือนสำหรับผู้ใช้สูงสุด 30 คน

proworkflow.com

ProWorkflow ได้รับการออกแบบให้เป็นเครื่องมือ BPMS โดยเฉพาะ เพื่อรองรับเวิร์กโฟลว์ภายในและความต้องการด้านการสื่อสารภายในองค์กร เมื่อคุณเข้าใช้งานในระบบคุณจะเห็นแดชบอร์ดที่ใช้งานง่าย ซึ่งแสดงข้อมูลสรุปในรูปแบบกราฟฟิก แสดงผลสถิติปัจจุบันขององค์กร ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา งานที่กำลังทำอยู่ และงานที่เสร็จสมบูรณ์

ProWorkflow รองรับการทำงานร่วมกับ Xero, Quickbooks, KashFlow, FreshBooks, MYOB AccountRight, Box Storage, Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive และอีกหลายร้อยรายการผ่าน Zapier

  • ทดลองใช้ฟรี 14 วัน
  • จาก $ 10 / ผู้ใช้ / เดือน

Automate.io

Automate.io คือ โซลูชั่นสำหรับเป็นตัวกลางในการเชื่อมต่อโปรแกรมและแอปพลิเคชั่นบนระบบคลาวด์ (SaaS) ผู้ใช้งานสามารถเชื่อมต่อแอปพลิเคชั่นให้สามารถส่งข้อมูลอัตโนมัติแบบระดับเดียวหรือที่เรียกว่า Single Action Bots (โปรแกรมฟรี) และสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนในการเชื่อมต่อหลายโปรแกรมเข้าด้วยกัน (ชำระค่าบริการ) เพื่อข่วยให้คุณสร้างกระบวนการจัดการธุรกิจในรูปแบบอัตโนมัติด้วยตนเอง เช่น เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสำหรับงานขาย เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสำหรับการตลาด เป็นต้น

Automate.io  รองรับการทำงานร่วมกับ Salesforce, Infusionsoft, Hubspot, MailChimp, Facebook Lead Ads, Google Apps และผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อกับแอปอื่นๆได้อีกกว่า 200 รายการ

  • ทดลองใช้ฟรี  (ตลอดชีพ จำกัดฟังก์ชั่น)
  • ค่าใช้บริการเริ่มต้น $29เดือน

K2 Software

K2 Software ช่วยให้คุณสร้างระบบอัตโนมัติและเวิร์กโฟลว์การทำงานที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดายผ่านระบบ drag-and-drop K2 เหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาดในการพัฒนา Business Process Management คุณสมบัติที่สำคัญ เช่น การรวบรวมฟอร์ม การควบคุมและเข้าถึงตามบทบาทในองค์กร การประเมินประสิทธิภาพ การติดตามกิจกรรม และการรายงานผล

K2 รองรับการทำงานร่วมกับบริษัทอื่น เช่น DocuSign, Salesforce, Oracle, SharePoint, Microsoft Dynamics CRM, SAP และ Microsoft Office

  • ทดลองใช้ฟรี 30 วัน
  • จาก $ 12 / ผู้ใช้ / เดือน

สรุป

BPM : Business Process Management คือ แนวคิดของการจัดการกระบวนการธุรกิจ ที่ครอบคลุมตั้งแต่กระบวนการทำงานโดยมนุษย์ กระบวนการที่มีระบบเป็นศูนย์กลาง และกระบวนการที่ระบบคอยสนับสนุนมนุษย์ให้ทำงานสะดวกยิ่งขึ้น ที่สำคัญคือ ถ้าองค์กรสามารถยกระดับให้สามารถสร้างระบบอัตโนมัติได้ ก็จะช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ประหยัดต้นทุน เป็นตัวช่วยอย่างมากในการยกระดับการแข่งขันทางธุรกิจไปอีกขั้นครับ

 

 

  • หากท่านต้องการนำเนื้อหาหรือข้อมูลจากเว็ปเราไปใช้งานเพื่อเผยแพร่ให้ความรู้โดยไม่มีผลประโยชน์ โปรดติดลิ้งค์เครดิตกลับมาหาเราที่หน้านี้
  • ข้อมูลอ้างอิง : 12 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8

Copyright © GoodMaterial.co

You may also like